INFORMES

Un informe permite mostrar en forma impresa la informacion de las tablas o consultas. Mediante ellos es posible desplegar todos los registros de una tabla o consulta de una manera presentable.
Un informe puede incluir encabezados, pie de paginas, graficas, lineas, numero de paginas y fecha en curso.
Para crear una tabla por lo menos se necesita una tabla o una consulta ya que este te muestra los registros de la misma.
Access 2003 te permite crear un informe de dos formas:
en vista diseño o con el asistente para informes.
En vista diseño en ocasiones la ventana puede mostrar las secciones del informe si no es asi solo da clic derecho y selecciona Encabezado y pie de pagina. Estas secciones se presentan en el fondo del informe y son Encabezado del informe (este aparece enla parte superior de la primera pagina del informa aqui se agrega el titulo del informe), Encabezado de pagina (aqui puedes imprimir titulos para las columnas o encabezados que aparescan en el informe), Detalle (es el contenido ), Pie de pagina (aparece en la parte inferior de la pagina) y por ultimo pie de informe (selecciona la opcfión Encabezado o pie de página del informe en el menu).
Despues de una breve descripcion de las secciones de un formulario puedes continuar introducciendo datos como gustes.
Anteriormente vimos como aplicar un autoformato aun formulario y en esta ocacion lo haremos a un informe sigue los mismos pasos.
De manera determinada Access 2003 agrega el numero de página en el encabezado de la pagina o en el piede pagina. Para insertar numeros de paginas haz clic en el menu insertar y selecciona Números de Página selecciona las opciones que dessees y haz clic en el botón Aceptar. En la ventana se desplegara una serie de datos que acontinuacion te explicare:
Página N: inserta el núm. de página
Página N de M: inserta el númro de página y el número total de páginas.
Principio de página: indica que si se inserta en el encabezado de la página.
Final de página: Indica que si se inserta el pie de página.
Alineación: indica la posición para alinear el número de páginas.
Mostrar el numero en la primer página: si seleccionas esta casilla de verificación, aparecera el numero de página en la primer página.
Para insertar hora y Fecha haz clic en el menu Insertar y selecciona fecha y hora, y por ultimo selecciona las opciones que desees y da Aceptar.
Cuando se crea un informe, puedes trabajar con los controles de la misma forma que se usan en un formulario.
Los controles se utlilizan para mostrar la información no para introducir o editar datos.
Las propiedades son las caracteristicas que definen las operaciones del informe.
Para cambiar las propiedades de una sección, control o del informe, selecciona la sección, control o informe que deseas modificar, (para seleccionar una sección haz clic en la barra de titulo de la sección, para seleccionar un control haz clic en el control y para seleccionar todo el informe haz clic en el cuadro gris de la parte superior izquierda. Y por ultimo da clic en el boton propiedades de la barra de herramientas y modifica las propiedades que tu quieras cambiar.
Para ordenar registros da clic en el botón ordenar registros de la barra de herramientas, desplegara la ventana y selecciona la opcion que desees.
Para agrupar un registro haz clic en el campo o exprecion cuyas propiedades de grupo desees establecer.
Para agregar un salto de página haz clic en el botón salto de página de la barra de herramientas y da clic en la parte del informe donde quieres ingresar el salto de página. Access 2003 despliega el indicador de salto de página en la cuadricula de diseño.
Para agregar un elemento gráfico haz clic en el botón donde viene \ o un cuadrito si estos no se encuentran a la vista selecciona la opcion cuadro de herramientas del menu Ver, haz clic en la cuadricula de diseño en la parte que deseas agregar el grafico y sin soltar el botón del raton arrastralo para dibujar la linea o el rectangulo como lo desees. Tambien puedes modificar el estilo en la opcion propiedades.
Para agrerar una imagen haz clioc en el botón imagen prediseñada de la barra de herramientas. coloca el cursor en la cuadricula donde se agregara la imagen, oprime el boton izquierdo del botón y arrastralo asta dar el tamaño de la imagen que tu quieres.
Para agregar controles calculados es igual como lo hicimos anteriormente en los formularios. Con formulas y expreciones.
Access permite presentar la informacion en forma grafica para ello Access ofrece el Asistete para graficos.
Access permite crear el informe en formato .rtf utilizando en documentos del procesador de palabras Word o con Excel.